Construido para
la formación acreditada.
Del primer contacto al certificado final, en una única plataforma desarrollada desde cero para centros de formación acreditados (preparada para la acreditación DGERT de Portugal). Sin adaptar sistemas genéricos. Sin hojas de cálculo paralelas.
50K+
Leads captados
16K+
Transacciones procesadas
5K+
Procesos de cobro
Nacional
Multisede en producción
El problema
Gestionar un centro acreditado es mucho más que gestionar formación.
Un centro acreditado por la DGERT opera a la vez como empresa comercial, entidad pedagógica y organización regulada. La mayoría de los sistemas solo cubre uno de estos papeles.
Cumplimiento DGERT obligatorio
Autorizaciones de RGPD, dosier técnico-pedagógico y validaciones financieras que los CRM genéricos ignoran.
Pipeline comercial + gestión académica
Los mismos equipos captan leads y gestionan matrículas, cobros y prácticas. Usar herramientas separadas genera errores.
Operación multisede
Varias sedes en paralelo, cada una con sus grupos, horarios y equipos por coordinar.
El ciclo completo
Del primer contacto al certificado.
Los datos fluyen automáticamente entre etapas, sin reintroducción ni copias manuales entre sistemas.
Fase 1 · Comercial
Lead
Web, redes sociales y landing pages: captación multifuente automática.
Oportunidad
Cualificación y seguimiento comercial en el pipeline.
Matrícula
Se crea automáticamente al cerrar la venta, sin reintroducir datos.
Grupo
Asignación automática al grupo adecuado, con gestión de plazas.
Fase 2 · Académico y Financiero
Facturación
Multibanco automático y plan de pagos por matrícula.
Validación
Conciliación financiera para los informes de acreditación DGERT.
Prácticas
Colocación y seguimiento en entidad de acogida.
Certificado
Validación y emisión a través del proceso pedagógico.
Interfaz
El sistema en funcionamiento.
Construido en ExtJS: escritorio en el navegador, sin instalaciones, accesible desde cualquier dispositivo.
Capacidades
Una plataforma, del marketing al certificado.
El WebTop CRM se encarga de lo comercial. La Gestión de Formación se encarga de todo lo demás. Integrados.
WebTop CRM
Captación de leads
Los leads de web, redes y campañas entran en el pipeline con deduplicación automática.
Matrículas
Inscripción automática
La matrícula se crea al cerrar la venta, con todos los datos ya cumplimentados.
Grupos y clases
Asignación inteligente
El alumno se coloca en el grupo adecuado: curso, sede, horario y plazas.
Facturación
Pagos automáticos
Referencias Multibanco vía EuPago, con confirmación y conciliación automáticas.
Cobros
Gestión de deuda
Procesos que escalan hasta la resolución, con bloqueo del acceso a la formación.
Prácticas
Colocación con seguimiento
Comunicación con las entidades de acogida, con registro auditable de todo.
No es un CRM adaptado.
Está hecho para centros acreditados.
Los requisitos de la DGERT están en el flujo de trabajo, no añadidos después. Si faltan autorizaciones o el documento está caducado, el sistema bloquea la matrícula e indica qué corregir.
Autorizaciones de RGPD
Las 5 autorizaciones exigidas por la DGERT, recogidas con registro auditable.
Validez del documento de identidad
Avisa cuando el documento del alumno está caducado antes de la matrícula.
Dosier Técnico-Pedagógico
Impresión directa de matrícula, guion de entrevista, ficha de seguro y declaración de salud.
Validaciones financieras
Vínculo entre recibos de facturación y matrículas para los informes de acreditación.
Integraciones nativas
Sistemas con los que la plataforma se comunica directamente
EuPago
Pagos Multibanco automáticos
PHC
Facturación y contabilidad
Moloni
Facturación y contabilidad
InvoiceXpress
Facturación y contabilidad
Moodle
LMS y gestión pedagógica
Multibanco / MB Way
Vía EuPago
BCP / TPA
Conciliación de pagos con tarjeta
Preguntas frecuentes
Dudas sobre la gestión de formación
¿La plataforma se encarga del cumplimiento DGERT?
Sí. Los requisitos de la DGERT están integrados en el flujo de trabajo: las 5 autorizaciones de RGPD para entidades de formación, el dosier técnico-pedagógico, la validez de los documentos de identidad y las validaciones financieras que vinculan recibos y facturas con las matrículas para los informes de acreditación.
¿El sistema genera los documentos del dosier técnico-pedagógico?
Sí. Permite la impresión directa de los documentos obligatorios: matrícula, plan de pagos, guion de entrevista, ficha de seguro y declaración de responsabilidad de salud.
¿La facturación y los cobros son automáticos?
La facturación usa referencias Multibanco generadas vía EuPago, con confirmación automática de pago y conciliación. Se integra con PHC, Moloni e InvoiceXpress. Cuando un pago falla, se abre un proceso de cobro que escala por etapas y puede bloquear el acceso a la formación.
¿Funciona con varias sedes y grupos a la vez?
Sí. Se diseñó para operación multisede: el alumno se coloca automáticamente en el grupo de captación correcto (curso, sede, modalidad, horario), respetando las plazas, y cada grupo sigue el ciclo Captación → Confirmaciones → Iniciado → Finalizado.
¿Es un producto nuevo o está en producción?
Está en producción con centros de formación reales, a escala nacional, con decenas de miles de leads, transacciones y procesos de cobro procesados. Se basa en el núcleo WebTop CRM.
Centros de Formación Profesional
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